Arquivo Público e Corregedoria da PM firmam parceria para microfilmar documentos

Pouco mais de 150 mil documentos da Corregedoria da Polícia Militar do Estado estão sendo microfilmados pelo Arquivo Público de Mato Grosso em uma parceria inédita com a Polícia Militar, num trabalho minucioso, delicado, que exige cuidado, atenção, respeito e carinho. Este é o desafio dos servidores lotados no Arquivo Público de Mato Grosso, superintendência ligada à Secretaria de Estado de Administração (SAD), que trabalham na Gerência de Digitalização e Microfilmagem do Arquivo.

O entendimento para a realização desse trabalho foi dado no início do mês de julho, quando os servidores começaram a trabalhar efetivamente na microfilmagem dos documentos. De acordo com o superintendente do Arquivo Público, José Roberto Stopa, a Corregedoria, representada na figura do coronel Raimundo Francisco de Souza, procurou o Arquivo no intuito de preservar documentos que fazem parte da história da PM. “A Corregedoria tem uma gama enorme de documentos que contribuem significativamente para a história da Polícia Militar, e nós do Arquivo entendemos que é importante trabalhar ao lado da Corregedoria para preservar essa história”, destacou Stopa.

“Nós entramos com a parte técnica, com os profissionais e os equipamentos (microfilmadora planetária, reveladora de filme), enquanto a Corregedoria fornece o material, como os rolos de filme de 16 milímetros, as caixas para acondicionar os microfilmes revelados, o revelador e o fixador”, explicou Stopa, que completou esclarecendo qual o objetivo principal da microfilmagem: “evitar o manuseio do papel em si para preservar o documento e a partir da digitalização dos microfilmes os usuários terão acesso a esses documentos”.

O major Daniel Araújo da Silva, que faz parte da Comissão que foi criada para tratar do assunto, explicou que a Corregedoria solicitou os serviços do Arquivo para detectar quais documentos deveriam ser preservados e quais poderiam ser descartados. “Existe uma lei que rege sobre quanto tempo um documento deve ser guardado para consulta, como ele deve ser preservado e quais procedimentos devem ser tomados para realizar o acondicionamento do mesmo. Caso não exista necessidade de se arquivar certo documento, ele é incinerado”.

O major explicou ainda que tais documentos (processos que são abertos para investigar a conduta do policial no exercício de sua função), não serão disponibilizados para pesquisa pública. “Estes documentos dizem respeito à vida do policial, e só terá acesso a eles, além dos próprios policiais, o cidadão que fez a denúncia contra o policial”.

A gerente de Digitalização e Microfilmagem do Arquivo, Regina Nunes de Figueiredo, falou sobre o processo de microfilmagem e como ele contribui para a preservação dos documentos. “O processo se inicia com a microfilmagem do documento, depois ele é revelado para ser em seguida digitalizado. Por último nós gravamos o arquivo em CD, e então ele é disponibilizado para pesquisa”.

Regina explicou que a durabilidade das mídias (seja em CD ou microfilme) depende das condições ambientais de acondicionamento. “Um CD acondicionado à temperatura de 40ºC e com uma umidade relativa do ar de 80% irá durar no máximo dois anos. Mas se ele for acondicionado à 10ºC e com a umidade relativa em 25% ele será preservado por 200 anos. No caso da microfilmagem, o acondicionamento correto (10ºC de temperatura e 25% de umidade relativa) dá uma sobrevida de 500 anos ao microfilme”.

O servidor Delmo Cezário Arruda, que faz parte da equipe que compõe a Gerência, falou sobre algumas particularidades do serviço. “O trabalho é gratificante, mas pesado: imagine que cada rolo comporta 2.500 fotogramas, sendo que cada fotograma equivale à uma página de documento. E isso só é possível se trabalharmos oito horas por dia, ou um dia inteiro de trabalho. E nós só estamos no começo: não podemos esquecer que iremos microfilmar mais de 150 mil documentos”.

Microfilmagem – A microfilmagem é um meio alternativo de armazenamento de informações que é amparado por lei. Este amparo legal (Lei 5433 de 08/05/1968 e Decreto 1799 de 30/01/1996) garante que o Microfilme autenticado em Cartório produz, em juízo ou fora dele, os mesmos efeitos legais dos originais em papel. Garante também que, os originais, após microfilmados, poderão ser descartados, proporcionando grande recuperação de espaço.

O processo de microfilmagem é também um dos meios mais rápidos e econômicos para se reduzir espaço, organizar e preservar informações. Entre os benefícios advindos desse processo podemos citar a proteção do documento contra roedores e/ou umidade e/ou deterioração do papel e a proteção contra acidentes não-previsíveis como enchentes, incêndio e outros.